Der Bereich Personal und Zeiterfassung umfasst die Abschnitte:
- Personal (Liste der Mitarbeitenden des Betriebs und ihrer Stammdaten)
- Zeiterfassung (editierbare Zeittabelle für die aktuell eingeloggte Person) und Wochendienstplan (Übersicht der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter in der aktuellen Woche)
- Jahresübersicht
- Zeiterfassung Manager (Übersicht/Prüfung (festschreiben) erfasster Zeiten des Personals) und Feiertage (des Betriebs anlegen – für deutsche Bundesländer automatisch, sonst manuell) zur Berücksichtigung in Zeiterfassung und Wochendienstplan
- Jahresübersicht-Manager
5.1 Personal
Personal – Verwaltung der Mitarbeitenden des Betriebs
Die Personal-Tabelle enthält alle eingetragenen Mitarbeitenden des Betriebs. Ein Listeneintrag zeigt links Avatar oder Foto des Mitarbeitenden, den Namen und (falls hinterlegt) die Mailadresse. Rechts daneben stehen hinterlegte Anzahl Wochen-Arbeitsstunden und die Nutzer-Rolle (Berechtigungen bei Nutzung des Anbauplaners). Die letzte Spalte „Aktiver Vertrag“ enthält ein Vertrag-Icon, wenn zum jeweiligen Personaleintrag ein Vertrag mit aktuellem Zeitraum angelegt ist. Ist kein Vertrag aktiv (weil gekündigt oder noch nicht gültig, weil das Anlage-Datum in der Zukunft liegt) wird kein Icon angezeigt. Mit den Sortierpfeilen der Spalte kann nach aktiven/inaktiven Mitarbeiter*innen sortiert werden.
Ein Klick auf einen Personal-Eintrag in der Tabelle öffnet rechts die Sidebar mit den Daten zur Bearbeitung.
Person anlegen: Zum Neuanlegen eines Eintrages klicke „+ Person anlegen“ rechts unten. Der Eintrag erscheint in der Tabelle und die Sidebar zum neuen Eintrag öffnet sich. Trage in der Sidebar den Personal-Namen ein und weise einen passenden Avatar zu.
Lade die Person ein (s.u. Zugang erstellen) und erstelle einen aktiven Mitarbeiter-Vertrag.
Zugang erstellen – Person einladen: Gib die Mailadresse eine*r Mitarbeiter*in ein. Durch Bestätigen der Eingabe verschickst du eine Einladungs-Mail. Diese enthält einen Bestätigungslink. Der/die Eingeladene schaltet mit Klick auf den Link den persönlichen Zugang frei (ggf. im Spam-Ordner schauen; Keine Mail gefunden? Gib die Mailadresse auf unserer Webseite „micro-farm-planner.com“ im Login-Fenster ein und klicke unten auf „Aktivierungslink erneut versenden“).
Mitarbeiter-Erst-Einstellungen für die Arbeitszeiterfassung:
Wenn das Startdatum der Nutzung im Programm nicht dem Einstiegsdatum des Mitarbeitenden entspricht (da dieser schon vorher im Betrieb gearbeitet hat), kann unter „Erstanlage-Informationen“ der IST-Stand zum Urlaub und den Arbeitsstunden eingegeben werden.
Vertrag anlegen: Erstelle mit Klick auf „+ Vertrag anlegen“ rechts unten einen neuen Vertrag.
Vertrag kündigen: Durch Klicken auf Vertrag kündigen wird der aktive Vertrag mit dem angegebenen Datum inaktiv gesetzt.
Die Daten des Vertrages werden in einem neuen Bereich „Vorherige Verträge“ am unteren Rand der Sidebar angezeigt. In der Übersicht wird das Start- und Enddatum des jeweiligen Vertrages angezeigt, klicke auf die gewünschte Zeile, um die Vertragsdetails einzusehen.
Aktueller Vertrag:
Wähle unter „Wochenarbeitsstunden“ die Anzahl Arbeitsstunden pro Wochentag aus. Daraus ermittelt das Programm die wöchentlichen Arbeitsstunden der/des Mitarbeitenden. Die Angaben werden in der Zeiterfassung für diese Person als SOLL-Stunden übernommen.
Wochentage mit Arbeitsstundenanzahl Null werden in der Zeiterfassungstabelle als Tagestyp „Freier Tag“ angezeigt. Bei allen Tagen mit Arbeitsstunden ist Tagestyp „Arbeitstag“ ausgewählt.
Jetzt kann die Wochenarbeitszeit in der Zeiterfassung unter Berücksichtigung der vorgesehenen Arbeitsstunden der Wochentage (z. B.: Montag=8h, Donnerstag=6h) erfasst werden und ein automatischer Soll-/Ist-Abgleich kalkuliert werden.
Flexible Arbeitszeit:
Sind die Stunden der Wochentage eines Mitarbeiters nicht konstant, kann statt einer Angabe von festen Stunden die Option “Flexible Arbeitszeit” aktiviert werden. Dabei kann eine vereinbarte Anzahl an Arbeitsstunden pro Woche weiterhin eingegeben werden, ist jedoch optional.
5.2 Zeiterfassung
Die Zeiterfassung kann für alle eingetragenen Mitarbeiter*innen (s.o. Menüpunkt „Mitarbeiter“) zur digitalen Erfassung ihrer Anwesenheitszeiten genutzt werden. Zudem können die per mobiler App erfassten Zeiten hier korrigiert werden. Voraussetzung zur Nutzung der Zeiterfassung ist ein eigener Programm-Zugang (s.o. unter Personal – Zugang erstellen – Person einladen).
Die Zeiterfassung-Tabelle zeigt die Arbeitszeiten der aktuell eingeloggten Mitarbeiter*in. Über das Dropdown-Menü oder mit den Pfeil-Buttons wird ein Monat ausgewählt.
Einträge, Korrekturen oder Löschungen der Arbeitszeiten werden über die „Ist“-Spalte vorgenommen.
Im Menüpunkt Jahresübersicht werden alle erfassten Zeiten des aktuell gewählten Jahres und eine Übersicht der Urlaubstage und aller sonstigen Tage angezeigt.
Zeiten erfassen:
Klicke auf das Uhrsymbol, in der nun geöffneten Sidebar auf „+“ (links neben „Check in“) und trage unter „Check in“ und „Check out“ die geleistete Tagesarbeitszeit ein. Soll eine Pause berücksichtigt werden, klicke erneut auf das „+“ und trage die weitere Arbeitszeit nach der Pause ein (es wird automatisch eine halbe Stunde Pause angerechnet, bei anderer Pausenzeit bitte anpassen). Per Mobil-App erfasste Einträge werden in der Tabelle ebenfalls angezeigt und können bei Bedarf verändert werden. Um einen Eintrag zu löschen, klicke auf das Mülleimer-Symbol.
Unter „Protokoll letzte Änderungen“ werden alle Erfassungen/Bearbeitungen des Tages protokolliert.
Tagestyp auswählen – Im Dropdown-Menü der Spalte „Typ“ kann der Tagestyp (Urlaubs-, Krankheits-, Gleittag oder Freier Tag) eingestellt werden. Links hebt ein farbiger Balken arbeitsfreie Tage bzw. Wochenenden, Urlaub oder Krankheit von normalen Arbeitstagen (weiß) ab.
In den Stammdaten der Mitarbeiter*in hinterlegte Anzahl Urlaubstage und Wochen-Arbeitszeiten (siehe unter Personal/Mitarbeiter-Einstellungen für die Zeiterfassung) werden angezeigt, genauso Feiertage.
Sollen Tage eines Typs für einen zusammenhängenden Zeitraum eingestellt werden (z.B. 2 Wochen Urlaub), wähle unten rechts „+ Abwesenheit eintragen“.
Stelle dann den Typ ein und wähle den Zeitraum aus. Bei Bedarf kann im Kommentar-Feld ein Abwesenheitsgrund angegeben werden. Der Kommentar wird dann in der Zeiterfassung und im Dienstplan angezeigt.
Wochendienstplan: Der Plan zeigt die hinterlegten Wochenstunden und die in der Zeiterfassung gewählten Arbeitstage jede*r aktiven Mitarbeiter*in für die ausgewählte Kalenderwoche an. Rechts oben unter „Legende“ sind die Farben der Tagestypen erklärt.
Jeder Tag hat zwei Spalten. Links steht der Tagestyp (Arbeits-, Urlaubs-, Krankheits-, Gleittag oder Freier Tag) und rechts die für den Tag geplanten Arbeitsstunden. Änderungen am Tagestyps können direkt im Wochenkalender vorgenommen werden (Klick auf den Tag und Auswahl des Typs). Wird an einem Tagestyp ein Sternchen angezeigt, ist ein Kommentar hinterlegt. Halte den Mauszeiger darüber, um ihn anzuzeigen.
Mit Klick auf „Export“ wird die ausgewählte Woche als Excel-Datei exportiert und kann gespeichert oder gedruckt werden. Alternativ kann auch eine druck-optimierte Schwarz-Weiss Version des Dienstplans gedruckt werden.
5.3 Zeiterfassung Manager
Hier kann jede*r User*in mit freigeschalteten Rechten für den Zeiterfassung-Manager (siehe Menüpunkt Rollen und Rechte), die Zeiterfassung aller eingetragenen Mitarbeiter*innen einsehen.
Mitarbeiter ohne Berechtigung können diesen Abschnitt überspringen.
Zum Einsehen der Arbeitszeiten und Abwesenheiten in der Dropdown-Liste, den Namen der gewünschten Mitarbeiter*in auswählen. Dann im Dropdown-Menü des Monatsumschalters den anzuzeigenden Monat oder die Jahresübersicht auswählen.
Admins oder andere Rollen mit Schreibrechten können wie bereits im Abschnitt Zeiterfassung beschrieben, genau wie die Mitarbeitenden, Abwesenheiten eintragen. Sollen Tage eines Typs für einen zusammenhängenden Zeitraum eingestellt werden (z.B. 2 Wochen Urlaub), unten rechts „+ Abwesenheit eintragen“ klicken.
Änderungen an erfassten Arbeitszeiten werden geloggt und sind in der Übersicht einsehbar. Falls es zeitliche Überschneidungen und Konflikte zwischen eingetragenen Arbeitszeiten gibt, werden diese farblich markiert. Durch einen Admin auf geprüft gestellte Arbeitstage sind zur Nachbearbeitung gesperrt:
Jahresübersicht-Manager: Hier können Nutzer*innen mit Administrator-Rolle die Jahresübersicht der/des jeweils im Dropdown-Menü gewählten Mitarbeiter*in einsehen, incl. aller erfassten Arbeitszeiten des aktuell gewählten Jahres und einer Übersicht der Urlaubstage und aller sonstigen Tage.
Feiertage
Feiertage können für jedes Bundesland in Deutschland importiert werden. Durch Klick auf das „Plus“-Symbol können benutzerdefinierte Feiertage angelegt werden. Hier angelegte Feiertage werden dann in der Zeiterfassung berücksichtigt. Zusätzlich zu gesetzlichen Feiertagen können weitere beliebige Feiertage festgelegt werden. An diesen Tagen wird in der Zeiterfassung bei allen Mitarbeiter*innen eine Soll-Arbeitszeit von null angezeigt. Halbe Feiertage werden unter „Arbeitszeitbefreiung“ mit 50 Prozent angegeben.