Nach dem ersten Einloggen bestätige unsere AGBs und Datenschutzerklärung. Alle Nutzer*innen, die ihren Programm-Zugang durch eine Einladung des Account-Eigentümers erhalten haben, können den folgenden Punkt „Ersteinrichtungs-Assistent“ überspringen.
1.1 Ersteinrichtungs-Assistent
Für den Account-Admin-Nutzer*in öffnet sich nun der Ersteinrichtungs-Assistent, um die wichtigsten Stammdaten einzurichten:
(Der Assistent kann später erneut geöffnet und bearbeitet werden unter Administration/Ersteinrichtungs-Assistent).
Der Ersteinrichtungs-Assistent „Philip“ dient zur schnellen Einrichtung deines neuen Accounts in fünf Schritten.
Schritt 1: Eingabe des Betriebsnamens und Auswahl des betrieblichen Systems:
Info zu den Systemoptionen: Das Programm nimmt die Berechnungen für die Anbauplanung unterschiedlich vor, je nachdem ob und wie der Betrieb vermarktet.
Solawi: Es gibt eine feste Abnahme von Mengen. Die Mengen sollen nach Mitgliedsanteilen/Abos berechnet werden.
Market Garden: Es gibt keine feste Abnahme von Mengen. Die Mengen sollen nach eigener Einschätzung als Gesamtmengen pro Kultur kalkuliert werden. Anbau- und Pflanzabstände sind an kleinere Technik angepasst (Market Garden-Standardmaße).
Erwerbsgemüsebau: Es gibt keine feste Abnahme von Mengen. Die Mengen sollen nach eigener Einschätzung als Gesamtmengen pro Kultur kalkuliert werden. Anbau- und Pflanzabstände sind an Feldgemüse-Technik angepasst (Spurbreiten Feldschlepper…).
Schritt 2: Kulturen importieren – Datensätze der 45 häufigsten Gemüsekulturen importieren:
Import Option aktivieren (importiert Anbauabstände für in Schritt 1 gewähltes System)
Schritt 3: Flächenparameter hinterlegen: Betriebliche Standardmaße für Beetbreite, -länge und
Wegbreite definieren, um zusätzliche standardisierte Berechnungen zu ermöglichen.
Schritt 4: Adressdaten eingeben: Hinterlege deine Adresse, damit Karte und Wetterdaten auf dem
Dashboard passend angezeigt werden können (Browser Standortdatenzugriff erlauben!).
Schritt 5: Anbauplan erstellen: Klicke unten auf „weiter“, der Ersteinrichtungs-Dialog schließt sich. Es erscheint der Anbau-Kalender mit geöffneter Sidebar „Sätze anlegen“ (rechts).
Pflanzungen (=Sätze) einer Kultur für die Saison planen: 
Die Ansicht kann durch Auswahl „Anbau-Kalender“ im Hauptmenü links und dann „Sätze anlegen“ über den +Button rechts unten geöffnet werden.
Bestimme oben in der „Sätze anlegen“ Sidebar die Anzahl neuer Sätze und bei mehreren Sätzen die Anzahl Wochen zwischen den Erntezeiträumen. Bei „Ernteanschluss“ beginnt die Ernte des nächsten Satzes jeweils in der Woche nach Ernteende des vorherigen Satzes. Wird „Anzahl Wochen Zwischenraum“ gewählt, muss die gewünschte Anzahl Wochen eingegeben werden.
Ziehe nun eine Kultur aus der Sidebar rechts per Drag and Drop auf die Kalenderwoche, in der der Anbau starten soll.
Um die Pflanzungen zu ändern oder zu löschen, klicke oben auf „Sätze bearbeiten“.
Wähle dann links per Häkchen aus, welche Sätze du bearbeiten willst. 
1.2 Weitere Einrichtungsschritte
Je nach Betriebsstruktur ist die Vorbereitung zum Planen des Anbauumfangs unterschiedlich – Mengenansatz vs. Flächenansatz:
Bei Abo-Kiste oder Solawi gibt es in der Regel eine feststehende Anbaumenge pro Woche, diese wird dann auf die betrieblichen Flächen geplant.
Bei Betrieben, die z.B. für den Großhandel produzieren, wird dagegen auf der vorhandenen Anbaufläche von den wirtschaftlich sinnvollsten Kulturen so viel wie möglich angebaut.
Es hängt von der Absatzstruktur des Betriebes ab, welches Betriebssystem ausgewählt und welche Daten hinterlegt werden müssen.
Satzgröße (Anbaumenge) – Automatisch berechnen vs. Manuell definieren:
Benötigte Anzahl Pflanzen, Beetmeter oder Fläche der Sätze können automatisch berechnet werden, wenn dazu alle Daten angelegt sind.
Alternativ ist eine manuelle Eingabe der Satzgröße möglich. Die Anzahl Pflanzen oder Beetmeter wird hierzu am geplanten Satz eingegeben und die Satzgröße ist damit gesetzt.
Anteile anlegen (für Betriebe mit gewähltem Betriebssystem Solawi)
Die Berechnung der Satzgröße erfolgt auf Basis der hinterlegten Mitgliedsanteile/Abos (z. B. 50 Anteile = 50 Blumenkohlpflanzen). Daher zuerst Anteile anlegen, auch wenn die Mitgliederanzahl noch nicht endgültig feststeht. Damit werden die Anbaudimensionen abschätzbar (Bedarf an Anzucht-/Anbaufläche, Jungpflanzen/Saatgut und anderen Betriebsmitteln und Erntemengen (Kisten, Lagerfläche…)).
Für alle Betriebstypen:
Bevor der gesamte Anbauplan erzeugt wird, erst die Stammdaten der Kulturen anpassen. Diese Daten werden beim Anlegen in die Kultur-Sätze übernommen, Nachbearbeitungen der einzelnen Sätze sind dann seltener notwendig.
Erst Anbauflächen anlegen.
Die Sätze können dann in nur einem Schritt per Drag&Drop auf die Flächen (Schläge, Parzellen, Beete) geplant und dabei erstellt werden (anstatt die im Anbau-Kalender erstellten Sätze im zweiten Schritt auf die Flächen zu planen).
Weitere Einrichtungsschritte können optional, unabhängig vom Anbauplan vorgenommen werden:
- Personalplanung und Aufgaben:
- Zeiterfassung – Feiertage einrichten
- Logistik: Artikel im Lager einpflegen (z.B. bei geplanter Verbindung mit Webshop oder Verteilung von Zukauf-Artikeln in Bestellungen)
- Kundenkartei anlegen (+ Abholorte und Anteilstypen/Abos bei Solawi-/ oder Abo-Kisten-Betrieb)
- Mengenplanung (wenn zu erzeugende Mengen vor Saisonbeginn bereits feststehen, z.B. bei SoLawi-/Abo-Kistenbetrieben)
Für diese Planungsschritte sollte die Anbauplanung abgeschlossen sein:
- Ermittlung Saatgut und Jungpflanzenbedarf
- Ermittlung Substratbedarf für Jungpflanzenanzucht
- Ermittlung Anzahl Pflanzgefäße
- Ernteerfassung
- Bestellung